Viáticos, ¿se puede optimizar este gasto?

Vivimos en un momento económico cambiante y extremadamente competitivo, en este sentido es imprescindible gestionar el negocio con total consciencia de los ingresos y egresos financieros. Uno de los procedimientos más importantes para optimizar la gestión corporativa es el control de viáticos.

Los costos de viajes de trabajo son gastos generados debido al desplazamiento de un trabajador hacia un destino con la finalidad de cumplir tareas laborales tales como el cierre de un negocio con un asociado o la compra de insumos con un proveedor, entre otros.

Los tipos de gastos cubiertos por las políticas empresariales referentes a los viajes suele variar, dado que depende de la perspectiva empresarial acerca de las jornadas y del presupuesto disponible para dicha finalidad.

Por lo general, las empresas proveen recursos a sus colaboradores ya sea con antelación o bajo la dinámica de reembolso considerando los siguientes costos:

  • Pasajes aéreos y transporte local.
  • Hospedaje.
  • Alimentación.
  • Actividades y procedimientos relacionados con el motivo del viaje como impresión de documentos, monto de inscripción para eventos, fotocopias, etc.

los costos del viaje pueden ser caros e incidir negativamente en el panorama financiero del negocio. Por este motivo, es indispensable calcularlos adecuadamente considerando los siguientes pasos:

  • Hacer una lista con los gastos previstos.
  • Definir un promedio para cada gasto.
  • Calcular el costo diario del viaje.
  • Establecer un presupuesto.
  • Detectar formas de economizar.

Conocer los costos es primordial para tener un control efectivo y riguroso promoviendo así, una mejor organización financiera.

Importancia de la política de viáticos para viajes empresariales

Los gastos cubiertos por las empresas varían de acuerdo con su rubro y con la normativa interna vigente.

La empresa debe incluir en la política de control de viáticos todos los puntos relevantes no solo para asegurar el control interno, sino también para proporcionar a los trabajadores el reembolso adecuado de los montos gastados.

Entre los puntos más importantes se encuentran los siguientes:

  • Evitar costos innecesarios o abusivos.
  • Mitigar la ocurrencia de situaciones negativas previendo rutas y reservaciones.
  • Tener control del tiempo que conllevará el viaje.
  • Promover mejores resultados fomentando una mentalidad de costo-beneficio.
  • Identificar las necesidades de la empresa.
  • Definir un presupuesto de viajes.
  • Determinar el límite de gastos de forma explicativa y detallada para evitar problemas durante las jornadas externas.
  • Establecer reglas para solicitar reembolsos con la finalidad de evitar fraudes y situaciones molestas.

Errores y fallas en el proceso de control de viáticos

Para el adecuado control de viáticos, tenemos que considerar qué debemos de hacer basados en las siguientes

situaciones: 

Formularios y múltiples formatos

Es importante estandarizar los formularios añadiendo solo los campos necesarios para optimizar la entrega y/o el reembolso de los montos adecuados.

Autorizaciones demoradas

El exceso de burocracia también es un problema recurrente en las organizaciones que no cuentan con un efectivo control de viáticos, pues tienden a compensar la falta de medidas específicas añadiendo protocolos ineficaces y lentos.

Recursos excedentes

La falta de recursos puede impactar negativamente en la productividad de los viajeros y en los resultados obtenidos en el viaje, mientras que losx montos elevados pueden ocasionar que el trabajador no se empeñe para minimizar los costos del viaje.

Numerosos gastos de diferentes orígenes

Cuando el control de viáticos no forma parte de la rutina corporativa, es común que los viajeros intenten comprobar gastos de diferentes índoles como gastos empresariales, incluso, aquellos montos gastos con compras personales.

Fraudes en el sector financiero

La presentación de comprobantes muy antiguos puede ocasionar inconsistencias en el área financiera, en especial, si este sector ha pasado por cambios en su sistema o digitalizado acciones que antes eran desarrolladas manualmente.

La solución

Después de descubrir cuántos errores y fallas pueden evitarse implementando un adecuado control de viáticos, es momento de decirte que Darhe tiene expertos que pueden facilitar todos estos procesos para ti y tu empresa, para que puedas dedicarte a las actividades clave de tu empresa mientras que nuestros proveedores manejan todos estos procesos, ya que al ser expertos, pueden hacerlo de forma muy sencilla.

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